راجي عفو ربه
05-09-2008, 06:40 AM
إدارة الوثائق وإدارة السجلات الكترونياً: الفرق والتكامل - الجزء الأول
علم إدارة السجلات والأرشيف أصبح من المواضيع اللامعة في الآونة الأخيرة. وقد اكتسب هذا العلم التقدير بسبب تزايد القلق حول حماية المعلومات الشخصية وكذلك التي تمثل ذاكرة المؤسسات.
ولسوء الحظ, ما زال التشويش والإرباك يحيط إدارة السجلات والأرشيف من ناحية المفهوم, وينطبق هذا الكلام على بقية الاستراتيجيات الخاصة بإدارة المعلومات, مع أن العديد من إستراتيجيات أو تقنيات إدارة المعلومات يتم ربطها سوية في مرحلة ما في المؤسسات فإن الحاجة ما تزال قائمة لفهم الفرق بينهم بحيث يتم فهم الوظائف الأساسية والإجراءات لكل منهم.
كلمة "أرشيف" تستخدم في اتجاهات عدة لدرجة أنها تربك البائع والمشتري بنفس القدر. بالنسبة لبعض الناس الأرشيف هو تخزين شيء ما, أما بالنسبة لمدراء السجلات فإن الأرشيف يعني حفظ الشيء الصحيح لفترة زمنية محددة مسبقاً.
السجلات مقابل الوثائق: ما الفرق؟
الوثيقة (سواء بصيغتها الالكترونية أو الورقية) هي أداة الاتصال الأساسية بحيث تكون بنيتها الداخلية غير مهيكلة والتي تستخدم في العديد من المؤسسات. أنظمة إدارة الوثائق - ما زالت تستخدم كمكتبات أو مخازن للوثائق- يمكن من خلالها إنشاء الوثائق وإدارتها وتخزينها لتسهيل الوصول لها بواسطة الأقسام والأفراد داخل المؤسسة.
السجلات بالمقابل هي دليل أي مؤسسة, كذلك هي الوظائف المعمول بها, الإجراءات, السياسات, القرارات, العمليات, أو الأنشطة الأخرى المعمول بها داخل المؤسسة أو أي معلومة تعتبر قيمة للعمل المؤسسي. الوثائق ليس جميعها سجلات, والسجل ممكن أن يكون مهيكل أو غير مهيكل. السجل ممكن أن يكون وثيقة مع ارتباطه بالعديد من الإجراءات لإدارته. السجلات ممكن أن تكون كتب, أوراق, خرائط, صور فوتوغرافية, مواد مقروءة آليا, أو أي مواد أرشيفية أخرى.
كلا النظامين (إدارة الوثائق وإدارة السجلات) يتطور ليدعم العديد من أنواع المعلومات, لكن أسباب بناء نظام إدارة وثائق يختلف اختلافا أساسيا عن أسباب بناء نظام إدارة سجلات. تعتبر الفائدة من بناء نظام إدارة وثائق هي مشاركة العلم وإمكانيات التفاعل حول الوثائق المخزنة في نخزن أو مكتبة وثائق. كذلك يمكن اعتبار هذه الإمكانيات جزءا من نظام إدارة السجلات, لكن نظام إدارة السجلات يركز على المحافظة على مخزن دليل المؤسسة والتي تشمل تدوين الأحداث المتعلقة بالأمور الشرعية والقانونية, التنظيم والانضباط, الأمور المالية, العمليات والإجراءات, الأنشطة التاريخية داخل المؤسسة.
مكتبة الوثائق هي مخزن للوثائق التي ممكن استخدامها مستقبلا, بينما مخزن السجلات هو مخزن لحفظ كل ما هو ضروري لفترة معينة محددة مسبقا. كما يركز أيضا نظام إدارة السجلات على الصلاحيات أكثر من نظام إدارة الوثائق, بحيث تمنح صلاحيات محددة لمستخدمين محددين فقط, ولا يمكن إلغاء السجل إلا بعد انتهاء فترة الحفظ وتقييم السجل.
المؤسسة تحتاج لفهم دقيق للمعلومات التي يجب أن تسجل كسجل, ومدة الحفظ, وإجراء الإتلاف, أو الأرشفة. هذا الفهم ينبع من التخطيط وتصميم وتعريف "خريطة أنواع الملفات" أو File Plan والغرض من خريطة أنواع الملفات هو تصنيف أو تجميع السجلات تحت موضوع معين ولمدة حفظ تميز كل موضوع. وبالتأكيد يتطلب أمر إنشاء خريطة أنواع ملفات فعال ضرورة تطوير موسوعة أو قاموس أو تصنيف وذلك لتفنيد السجلات أو الوثائق.
مكتبات السجلات المدارة جيدا يمكن أن توفر نقطة وصول مركزية للسجلات والتي تم التحكم بها سابقاً بواسطة فروع أخرى أو أشخاص متعددون كذلك تسمح بالوصول لهذه السجلات أثناء سيرها بدورة حياتها المقررة. السجلات النهائية يتم عادة إغلاقها ويمنع التعديل عليها وهذا ما يختلف عن مكتبات الوثائق والتي تسمح بحجز الوثيقة وإلغاء حجزها والتحكم بإصداراتها وتعديلها حسب الصلاحيات.
بشكل عام فإن الوثيقة ستنشئ في مكتبة الوثائق ويتم مراجعتها وتدقيقها وإصدار إصدارات مختلفة لها والاتفاق على محتوياتها وربما إخضاعها لمحرك سير عمل لجمع تواقيع مثلا, وعند الانتهاء منها وإصدار النسخة النهائية يمكن عندها إذا تقرر تحويلها لسجل أن ترسل إلى مكتبة السجلات. في مكتبة السجلات سيتم وضع السجل ضمن شجرة أنواع الملفات حسب تصنيفها, وحيث أن هذه الشجرة أعدت مسبقا وتم تحديد فترة حفظ لكل تصنيفاتها فإن السجل التابع لتصنيف معين سيكتسب خصائص التصنيف تلقائيا.
نزال لإدارة المحتويات الرقمية
علم إدارة السجلات والأرشيف أصبح من المواضيع اللامعة في الآونة الأخيرة. وقد اكتسب هذا العلم التقدير بسبب تزايد القلق حول حماية المعلومات الشخصية وكذلك التي تمثل ذاكرة المؤسسات.
ولسوء الحظ, ما زال التشويش والإرباك يحيط إدارة السجلات والأرشيف من ناحية المفهوم, وينطبق هذا الكلام على بقية الاستراتيجيات الخاصة بإدارة المعلومات, مع أن العديد من إستراتيجيات أو تقنيات إدارة المعلومات يتم ربطها سوية في مرحلة ما في المؤسسات فإن الحاجة ما تزال قائمة لفهم الفرق بينهم بحيث يتم فهم الوظائف الأساسية والإجراءات لكل منهم.
كلمة "أرشيف" تستخدم في اتجاهات عدة لدرجة أنها تربك البائع والمشتري بنفس القدر. بالنسبة لبعض الناس الأرشيف هو تخزين شيء ما, أما بالنسبة لمدراء السجلات فإن الأرشيف يعني حفظ الشيء الصحيح لفترة زمنية محددة مسبقاً.
السجلات مقابل الوثائق: ما الفرق؟
الوثيقة (سواء بصيغتها الالكترونية أو الورقية) هي أداة الاتصال الأساسية بحيث تكون بنيتها الداخلية غير مهيكلة والتي تستخدم في العديد من المؤسسات. أنظمة إدارة الوثائق - ما زالت تستخدم كمكتبات أو مخازن للوثائق- يمكن من خلالها إنشاء الوثائق وإدارتها وتخزينها لتسهيل الوصول لها بواسطة الأقسام والأفراد داخل المؤسسة.
السجلات بالمقابل هي دليل أي مؤسسة, كذلك هي الوظائف المعمول بها, الإجراءات, السياسات, القرارات, العمليات, أو الأنشطة الأخرى المعمول بها داخل المؤسسة أو أي معلومة تعتبر قيمة للعمل المؤسسي. الوثائق ليس جميعها سجلات, والسجل ممكن أن يكون مهيكل أو غير مهيكل. السجل ممكن أن يكون وثيقة مع ارتباطه بالعديد من الإجراءات لإدارته. السجلات ممكن أن تكون كتب, أوراق, خرائط, صور فوتوغرافية, مواد مقروءة آليا, أو أي مواد أرشيفية أخرى.
كلا النظامين (إدارة الوثائق وإدارة السجلات) يتطور ليدعم العديد من أنواع المعلومات, لكن أسباب بناء نظام إدارة وثائق يختلف اختلافا أساسيا عن أسباب بناء نظام إدارة سجلات. تعتبر الفائدة من بناء نظام إدارة وثائق هي مشاركة العلم وإمكانيات التفاعل حول الوثائق المخزنة في نخزن أو مكتبة وثائق. كذلك يمكن اعتبار هذه الإمكانيات جزءا من نظام إدارة السجلات, لكن نظام إدارة السجلات يركز على المحافظة على مخزن دليل المؤسسة والتي تشمل تدوين الأحداث المتعلقة بالأمور الشرعية والقانونية, التنظيم والانضباط, الأمور المالية, العمليات والإجراءات, الأنشطة التاريخية داخل المؤسسة.
مكتبة الوثائق هي مخزن للوثائق التي ممكن استخدامها مستقبلا, بينما مخزن السجلات هو مخزن لحفظ كل ما هو ضروري لفترة معينة محددة مسبقا. كما يركز أيضا نظام إدارة السجلات على الصلاحيات أكثر من نظام إدارة الوثائق, بحيث تمنح صلاحيات محددة لمستخدمين محددين فقط, ولا يمكن إلغاء السجل إلا بعد انتهاء فترة الحفظ وتقييم السجل.
المؤسسة تحتاج لفهم دقيق للمعلومات التي يجب أن تسجل كسجل, ومدة الحفظ, وإجراء الإتلاف, أو الأرشفة. هذا الفهم ينبع من التخطيط وتصميم وتعريف "خريطة أنواع الملفات" أو File Plan والغرض من خريطة أنواع الملفات هو تصنيف أو تجميع السجلات تحت موضوع معين ولمدة حفظ تميز كل موضوع. وبالتأكيد يتطلب أمر إنشاء خريطة أنواع ملفات فعال ضرورة تطوير موسوعة أو قاموس أو تصنيف وذلك لتفنيد السجلات أو الوثائق.
مكتبات السجلات المدارة جيدا يمكن أن توفر نقطة وصول مركزية للسجلات والتي تم التحكم بها سابقاً بواسطة فروع أخرى أو أشخاص متعددون كذلك تسمح بالوصول لهذه السجلات أثناء سيرها بدورة حياتها المقررة. السجلات النهائية يتم عادة إغلاقها ويمنع التعديل عليها وهذا ما يختلف عن مكتبات الوثائق والتي تسمح بحجز الوثيقة وإلغاء حجزها والتحكم بإصداراتها وتعديلها حسب الصلاحيات.
بشكل عام فإن الوثيقة ستنشئ في مكتبة الوثائق ويتم مراجعتها وتدقيقها وإصدار إصدارات مختلفة لها والاتفاق على محتوياتها وربما إخضاعها لمحرك سير عمل لجمع تواقيع مثلا, وعند الانتهاء منها وإصدار النسخة النهائية يمكن عندها إذا تقرر تحويلها لسجل أن ترسل إلى مكتبة السجلات. في مكتبة السجلات سيتم وضع السجل ضمن شجرة أنواع الملفات حسب تصنيفها, وحيث أن هذه الشجرة أعدت مسبقا وتم تحديد فترة حفظ لكل تصنيفاتها فإن السجل التابع لتصنيف معين سيكتسب خصائص التصنيف تلقائيا.
نزال لإدارة المحتويات الرقمية