راجي عفو ربه
06-12-2008, 04:07 AM
في الجزء الأول تحدثنا عن إدارة السجلات وإدارة الوثائق وحددنا بعض الفروقات بينهما, وأعطينا مقدمة عنهما. أما في الجزء الثاني سوف نبحر أعمق قليلا لنتحدث عن دورة حياة الوثيقة, ووظائف واحتياجات إدارة السجلات.
دورة حياة الوثيقة !
يتم إنشاء الوثيقة عادة بواسطة أي شخص في المؤسسة, ابتداء من مدير وصاحب المؤسسة إلى مندوب المبيعات. كما أن الوثيقة المنشأة داخليا أو خارجيا يتم في نهاية المطاف إنشاءها, استقبالها, و مشاركتها بين جميع موظفي المعرفة. بالإضافة لذلك, فإن الوثيقة المنشأة تخضع للتعديلات باستمرار قبل أن يتم تعريفها كسجل.
أنظمة إدارة الوثائق وإدارة السجلات والتي تم دمجها سوية سوف تحسن إدارة دورة حياة الوثيقة والسجل وستكون النتيجة تسهيل الوصول إلى معلومات المؤسسة الحيوية والهامة.
هنالك العديد من الآراء حول خطوات دورة حياة الوثيقة, ونحن هنا سنسرد أهم هذه الخطوات وأكثرها أهمية, وهي:
• الاستقبال: الوثيقة يمكن أن تصدر من داخل المؤسسة أو يتم استقبالها من الخارج, وتكون هذه الوثيقة بأي صيغة, سواء الكترونية أم ورقية, وكذلك يمكن أن تكون على أنواع مختلفة من وسائط التخزين, مثل القرص المضغوط. الوثيقة في هذه المرحلة ليس بالضرورة أن تكون سجل, كما أنها يمكن أن تبقى وثيقة إلى الأبد, بمعنى أنها لن تعرف كسجل لعدم أهميتها أو عدم الحاجة لتحديد فترة حفظ لها.
• الإدارة: عندما يتم إنشاء أو استقبال الوثيقة, ربما يتم تعريفها وتصنيفها وإدارتها كسجل وذلك من خلال نظام إدارة السجلات. ونظام إدارة السجلات هو برنامج يقوم ببناء "خريطة أنواع الملفات" والتي يتم تصنيف السجلات داخلها.
• التخزين: عندما تصبح الوثيقة سجل, من المهم تخزينها في مكان يخضع لسرية معينة وذلك للحفاظ على السجل من الحذف أو التعديل. كذلك يجب أن يكون هذا السجل متوفر عند الطلب, وذلك من خلال البحث أو الاستعراض.
النظام والوسائط المستخدمة للتخزين يجب أن لا تكون قابلة للتلف أو ضياع ما عليها من سجلات لأنه بذلك سنعرض هذه السجلات للخطر الشديد. يجب كذلك نقل جميع السجلات من وسيلة تخزين إلى وسيلة أخرى بمجرد تغيير التقنية أو استحداث تقنيات أخرى أفضل, حيث يجب على نظام إدارة السجلات السماح بمثل تلك الميزات.
التوزيع: عندما يتم تعريف السجل وتخزينه في مكان امن, يجب أن تكون السجلات متوفرة للموظفين وذلك لاستخدامها في الأعمال الاعتيادية. لكن على نظام إدارة السجلات أن يمنع أي تعديل أو إتلاف لهذه السجلات قبل انتهاء فترة الحفظ الخاصة بكل نوع.
التقييم: معظم سجلات العمل يتم إتلافها بعد فترة زمنية محددة وذلك استنادا لفترة حفظها المجدولة مسبقا. قانونيا يمكن إتلاف معظم مراسلات الأعمال بعد 3 سنوات على سبيل المثال, كذلك البعض الآخر من السجلات يمكن أن يحفظ بشكل دائم.
بشكل عام يعتبر نظام إدارة السجلات مسئولا عن جميع هذه المراحل ما عدا مرحلة الاستقبال أو الإنشاء.
وظائف واحتياجات إدارة السجلات
سابقا كانت السجلات الورقية تخزن في مركز السجلات وكان مسئول السجلات يعرفها ويصنفها ويدير جميع النشاطات حول هذا السجل بما في ذلك تحديد فترة حفظ للسجل. لكن مع قدوم السجلات والوثائق الالكترونية فإن جميع ما كان يتم يدويا قد تغيير و مشاكل تعريف وتصنيف السجلات يدويا قد اختفى.
وللحصول على برنامج لإدارة سجلات فعال بدون الحاجة لفريق كبير لإدارة السجلات يجب على نظام إدارة السجلات أن يوفر ميزات الإدارة الأساسية لموظفي المعرفة. وبذلك فإن أي نظام لإدارة السجلات يجب أن يوفر الميزات والوظائف التالية:
ملاحظة: الميزة الأولى والثانية يتم عادة تنفيذهما بواسطة موظفي المعرفة والميزات الأخرى يقوم عادة مدير السجلات بتنفيذها.
الإنشاء: يتم إنشاء الوثائق على جميع المستويات داخل المؤسسة – ابتداء من المدراء وانتهاء بمندوبي المبيعات, بالإضافة لإنشائها داخل المؤسسة يمكن أيضا استقبالها من خارج المؤسسة. هذه الوثائق يمكن أن تكون كائنات فيزيائية أو رقمية مثل ورقة عقد يتم استقبالها عن طريق البريد الالكتروني أو وثيقة يتم إنشاءها عن طريق برنامج الوورد. كذلك على نظام إدارة السجلات أن يستقبل أو ينشأ أي وثيقة داخل أي تطبيق, ومن هذه التطبيقات التي يجب على نظام إدارة سجلات أن يدعمها:
• ميكروسوفت أوفيس, مثل الأكسل, الو ورد, البوربوينت ... الخ.
• أنظمة المسح الضوئي, حيث يمكن ان يتم تحويل الوثيقة الورقية إلى رقمية بواسطة هذه البرامج, وبالتالي يمكن أن تصبح هذه الوثيقة سجل رسمي.
• البريد الالكتروني, حيث أصبح من الوسائل المتزايدة الاستخدام في مجال الأعمال, ويجب على أي نظام التعامل معها وتعريف البريد الكتروني كسجل.
• الملفات السمعية والبصرية المختلفة.
التعريف: أصبح من الصعب على المؤسسات الكبيرة والتي تدير أعمال متعددة أن تقوم بتعريف فعال لجميع السجلات المحتملة, وذلك بسبب تعدد وكثرة المحتويات المنشأة. على ذلك فإن نظام إدارة السجلات يجب أن يوفر آليات ووظائف لتعريف هذه السجلات وتصنيفها خصوصا للذين يقومون بإنشاء هذه السجلات. وتتمثل هذه الوظائف بـ:
• التصنيف: يجب إسناد السجل لأحد تصنيفات "خريطة أنواع الملفات" والتي تحدد في نهاية المطاف فترة الحفظ.
• التعريف: تعريف الوثيقة كسجل.
تخضع هذه الوظائف – التصنيف والتعريف- للعديد من الطرق اعتمادا على طريقة بناء النظام.
الاحتجاز أو فترة الحفظ: عندما يتم تعريف الوثيقة كسجل, يجب احتجازها أو الاحتفاظ بها طبقا للسياسات المعمول بها في المؤسسة أو المحافظة أو الدولة. وليتم الاحتفاظ بالوثيقة وتعريفها كسجل يجب أن يمتلك السجل الصفات التالية:
1. الموثوقية: السجل يجب أن يحقق الهدف منه, ويجب أن يملك سجل التغيرات الخاصة به.
2. الاعتمادية: يجب أن يعكس السجل الحركات أو الإجراءات التي تم توثيقها.
3. الكمال: كمال السجل يعني أن السجل أصبح مكتملا وغير قابل للتعديل.
4. قابلية استخدامه: يجب أن يكون السجل قابل التنقل, والاسترجاع, والعرض.
التقييم والإتلاف: الخطوة الأخيرة والبالغة الأهمية والتي تعتبر جزءا من إدارة السجلات هي إدارة التقييم والإتلاف.
وبسبب العدد الهائل من السجلات المخزنة, فإنه يجب على نظام إدارة السجلات القيام ببعض المهام التي تسهل على مدير الوثائق القيام بأعماله بالسرعة والدقة المقبولة. مثلا يمكن للنظام توفير تقرير بالوثائق التي حان تقييمها (انتهى فترة حفظها) وعرض التقرير على مدير السجلات للقيام باللازم.
كذلك على النظام تسجيل حركة التقييم (سواء إتلاف أو حفظ دائم) داخل سجل معين لاستخدامات مستقبلية.
دورة حياة الوثيقة !
يتم إنشاء الوثيقة عادة بواسطة أي شخص في المؤسسة, ابتداء من مدير وصاحب المؤسسة إلى مندوب المبيعات. كما أن الوثيقة المنشأة داخليا أو خارجيا يتم في نهاية المطاف إنشاءها, استقبالها, و مشاركتها بين جميع موظفي المعرفة. بالإضافة لذلك, فإن الوثيقة المنشأة تخضع للتعديلات باستمرار قبل أن يتم تعريفها كسجل.
أنظمة إدارة الوثائق وإدارة السجلات والتي تم دمجها سوية سوف تحسن إدارة دورة حياة الوثيقة والسجل وستكون النتيجة تسهيل الوصول إلى معلومات المؤسسة الحيوية والهامة.
هنالك العديد من الآراء حول خطوات دورة حياة الوثيقة, ونحن هنا سنسرد أهم هذه الخطوات وأكثرها أهمية, وهي:
• الاستقبال: الوثيقة يمكن أن تصدر من داخل المؤسسة أو يتم استقبالها من الخارج, وتكون هذه الوثيقة بأي صيغة, سواء الكترونية أم ورقية, وكذلك يمكن أن تكون على أنواع مختلفة من وسائط التخزين, مثل القرص المضغوط. الوثيقة في هذه المرحلة ليس بالضرورة أن تكون سجل, كما أنها يمكن أن تبقى وثيقة إلى الأبد, بمعنى أنها لن تعرف كسجل لعدم أهميتها أو عدم الحاجة لتحديد فترة حفظ لها.
• الإدارة: عندما يتم إنشاء أو استقبال الوثيقة, ربما يتم تعريفها وتصنيفها وإدارتها كسجل وذلك من خلال نظام إدارة السجلات. ونظام إدارة السجلات هو برنامج يقوم ببناء "خريطة أنواع الملفات" والتي يتم تصنيف السجلات داخلها.
• التخزين: عندما تصبح الوثيقة سجل, من المهم تخزينها في مكان يخضع لسرية معينة وذلك للحفاظ على السجل من الحذف أو التعديل. كذلك يجب أن يكون هذا السجل متوفر عند الطلب, وذلك من خلال البحث أو الاستعراض.
النظام والوسائط المستخدمة للتخزين يجب أن لا تكون قابلة للتلف أو ضياع ما عليها من سجلات لأنه بذلك سنعرض هذه السجلات للخطر الشديد. يجب كذلك نقل جميع السجلات من وسيلة تخزين إلى وسيلة أخرى بمجرد تغيير التقنية أو استحداث تقنيات أخرى أفضل, حيث يجب على نظام إدارة السجلات السماح بمثل تلك الميزات.
التوزيع: عندما يتم تعريف السجل وتخزينه في مكان امن, يجب أن تكون السجلات متوفرة للموظفين وذلك لاستخدامها في الأعمال الاعتيادية. لكن على نظام إدارة السجلات أن يمنع أي تعديل أو إتلاف لهذه السجلات قبل انتهاء فترة الحفظ الخاصة بكل نوع.
التقييم: معظم سجلات العمل يتم إتلافها بعد فترة زمنية محددة وذلك استنادا لفترة حفظها المجدولة مسبقا. قانونيا يمكن إتلاف معظم مراسلات الأعمال بعد 3 سنوات على سبيل المثال, كذلك البعض الآخر من السجلات يمكن أن يحفظ بشكل دائم.
بشكل عام يعتبر نظام إدارة السجلات مسئولا عن جميع هذه المراحل ما عدا مرحلة الاستقبال أو الإنشاء.
وظائف واحتياجات إدارة السجلات
سابقا كانت السجلات الورقية تخزن في مركز السجلات وكان مسئول السجلات يعرفها ويصنفها ويدير جميع النشاطات حول هذا السجل بما في ذلك تحديد فترة حفظ للسجل. لكن مع قدوم السجلات والوثائق الالكترونية فإن جميع ما كان يتم يدويا قد تغيير و مشاكل تعريف وتصنيف السجلات يدويا قد اختفى.
وللحصول على برنامج لإدارة سجلات فعال بدون الحاجة لفريق كبير لإدارة السجلات يجب على نظام إدارة السجلات أن يوفر ميزات الإدارة الأساسية لموظفي المعرفة. وبذلك فإن أي نظام لإدارة السجلات يجب أن يوفر الميزات والوظائف التالية:
ملاحظة: الميزة الأولى والثانية يتم عادة تنفيذهما بواسطة موظفي المعرفة والميزات الأخرى يقوم عادة مدير السجلات بتنفيذها.
الإنشاء: يتم إنشاء الوثائق على جميع المستويات داخل المؤسسة – ابتداء من المدراء وانتهاء بمندوبي المبيعات, بالإضافة لإنشائها داخل المؤسسة يمكن أيضا استقبالها من خارج المؤسسة. هذه الوثائق يمكن أن تكون كائنات فيزيائية أو رقمية مثل ورقة عقد يتم استقبالها عن طريق البريد الالكتروني أو وثيقة يتم إنشاءها عن طريق برنامج الوورد. كذلك على نظام إدارة السجلات أن يستقبل أو ينشأ أي وثيقة داخل أي تطبيق, ومن هذه التطبيقات التي يجب على نظام إدارة سجلات أن يدعمها:
• ميكروسوفت أوفيس, مثل الأكسل, الو ورد, البوربوينت ... الخ.
• أنظمة المسح الضوئي, حيث يمكن ان يتم تحويل الوثيقة الورقية إلى رقمية بواسطة هذه البرامج, وبالتالي يمكن أن تصبح هذه الوثيقة سجل رسمي.
• البريد الالكتروني, حيث أصبح من الوسائل المتزايدة الاستخدام في مجال الأعمال, ويجب على أي نظام التعامل معها وتعريف البريد الكتروني كسجل.
• الملفات السمعية والبصرية المختلفة.
التعريف: أصبح من الصعب على المؤسسات الكبيرة والتي تدير أعمال متعددة أن تقوم بتعريف فعال لجميع السجلات المحتملة, وذلك بسبب تعدد وكثرة المحتويات المنشأة. على ذلك فإن نظام إدارة السجلات يجب أن يوفر آليات ووظائف لتعريف هذه السجلات وتصنيفها خصوصا للذين يقومون بإنشاء هذه السجلات. وتتمثل هذه الوظائف بـ:
• التصنيف: يجب إسناد السجل لأحد تصنيفات "خريطة أنواع الملفات" والتي تحدد في نهاية المطاف فترة الحفظ.
• التعريف: تعريف الوثيقة كسجل.
تخضع هذه الوظائف – التصنيف والتعريف- للعديد من الطرق اعتمادا على طريقة بناء النظام.
الاحتجاز أو فترة الحفظ: عندما يتم تعريف الوثيقة كسجل, يجب احتجازها أو الاحتفاظ بها طبقا للسياسات المعمول بها في المؤسسة أو المحافظة أو الدولة. وليتم الاحتفاظ بالوثيقة وتعريفها كسجل يجب أن يمتلك السجل الصفات التالية:
1. الموثوقية: السجل يجب أن يحقق الهدف منه, ويجب أن يملك سجل التغيرات الخاصة به.
2. الاعتمادية: يجب أن يعكس السجل الحركات أو الإجراءات التي تم توثيقها.
3. الكمال: كمال السجل يعني أن السجل أصبح مكتملا وغير قابل للتعديل.
4. قابلية استخدامه: يجب أن يكون السجل قابل التنقل, والاسترجاع, والعرض.
التقييم والإتلاف: الخطوة الأخيرة والبالغة الأهمية والتي تعتبر جزءا من إدارة السجلات هي إدارة التقييم والإتلاف.
وبسبب العدد الهائل من السجلات المخزنة, فإنه يجب على نظام إدارة السجلات القيام ببعض المهام التي تسهل على مدير الوثائق القيام بأعماله بالسرعة والدقة المقبولة. مثلا يمكن للنظام توفير تقرير بالوثائق التي حان تقييمها (انتهى فترة حفظها) وعرض التقرير على مدير السجلات للقيام باللازم.
كذلك على النظام تسجيل حركة التقييم (سواء إتلاف أو حفظ دائم) داخل سجل معين لاستخدامات مستقبلية.