راجي عفو ربه
06-15-2008, 07:26 PM
السجلات هي عماد ادارة الجمعية, والهيئة الإدارية الحريصة هي التي تكون سجلاتها وملفاتها وأضابيرهاكاملة وواضحة ونظيفة ومرتبة وتعكس صورة مشرقة عن كفاءة واهتمام أعضاء الهيئةالإدارية، ومن المؤسف حقاً عدم اهتمام كثير من الجمعيات الخيرية بهذا الجانب خاصةالجمعيات الريفية التي تحتاج الى بذل مزيد من الجهود من قبل الأعضاء والمرشدينالاجتماعيين في تنظيم الملفات والسجلات.
أولا : السجلات و الملفات الإدارية
من الصعب حصر جميع أنواع السجلات والملفاتالتي يمكن للجمعيات الخيرية اقتنائها وذلك بسبب اختلاف أنواعها ومدى الحاجة إليهامن جمعية إلى أخرى في ضوء نشاطها وخدماتها
وفيما يلي بعض أنواع السجلات:
1.سجل الصادر والوارد:
في هذا السجل تسجل المراسلات الواردةوالصادرة.
وتعطى أرقاما مسلسلة وبعد اتخاذ الإجراءات المناسبة تحفظ في أضابير خاصةحيث تعطى هي الأخرى أرقاما ورموزاً خاصة لسهولة الرجوع إليها عنداللزوم.
2.سجل الموظفين:
يجب أن تخصص الجمعية سجلاً للجهاز الوظيفي فيها بحيث يحتوي علىبيانات ومعلومات عن كل الموظفين والمستخدمين من حيث أسمائهم وأعمارهم وحالتهمالاجتماعية ومؤهلاتهم وخبراتهم وتاريخ التحاقهم بالعمل وما إلى ذلك من بياناتومعلومات أخرى هامة.
ويخصص في هذا السجل صفحة أو أكثر حسب الحاجة لكل موظف. كذلكيجهز ملف خاص لكل موظف يوضع فيه طلب العمل وشهادة الميلاد ونسخ مصدقة عن شهاداتهوغير ذلك من الأوراق التي تلزم وتحدد من قبل إدارة الجمعية ويسمى هذا بملف الموظف.
3.سجل العضوية:
وهو للأعضاء العاملين و يشتمل على معلومات توضح اسم العضو، وتاريخ انتسابه، وقيمة الاشتراك، وتاريخ أدائه، وأرقام الإيصالات المثبتة وهذا السجل يساعدعلى حصر عدد الأعضاء المشتركين في الجمعية، ومجموع المبالغ التي دفعوها والمبالغالمستحقة على المتخلفين منهم عن الدفع.
4.سجل دوام الموظفين:
و يسمى هذا السجل أحياناً دفترالحضور والانصراف اليومي ويبين هذا السجل اسم الموظف، وساعة قدومه للعمل، وتوقيعه،وكذلك ساعة مغادرته العمل وتوقيعه
.5.سجل اجتماعات الهيئة الإدارية:
يستخدم هذا السجل لتدوينوقائع جلسات واجتماعات الهيئة الإدارية الدورية، وأسماء الأعضاء الذين حضروا الاجتماع وتوقيعهم وترصد فيه القرارات التي اتخذها الأعضاء في جلستهم، وهذا السجلفي غاية الأهمية لأن كافة فعاليات ونشاطات الجمعية ترتبط به مباشرة، وتتأثر بالقرارات المتخذة من قبل أعضاء هيئة الإدارة
.6.سجل اجتماعات الهيئة العامة:
يستخدمهذا السجل لرصد وقائع اجتماعات الهيئة العامة للجمعية.
7.سجل الإجازات:
يستخدم هذا السجل الذي يكون مصمماً خصيصاً لغاية تسجيل الإجازات التي يأخذها الموظف، أو المستخدم بمختلف أنواعها.
8.سجل الدورات التدريبية:
الجمعية الخيرية التي تقوم بعقد الدورات التدريبية يجب أن يتوافر لديها سجل باسم سجل الدورات التدريبية، أو سجل التدريب، ويقسم هذا السجل إلى أقسام حسب نوع الدورات، و تتضخم معلومات الدورة الواحدة اسم الدورة، ومدتها، ورسم الانتفاع، وعدد المتدربين. ويفيد هذا السجل في حصر الأعدادالتي تم تدريبها من المجتمع المحلي في مختلف المجالات التدريبية.
9.سجل الزوار:
يزور الجمعيات الخيرية من فترة إلى أخرى عدد من الضيوف والزواروالشخصيات البارزة التي تهتم بشؤون الجمعيات الخيرية، وفي هذا السجل يكتب الزائرانطباعاته وملاحظاته التي خرج بها من زيارته.
10.سجل المرشد الاجتماعي:
لدى الجهات الرسمية و الأهلية المشرفة على أعمال ونشاطات الجمعيات الخيرية مرشدين اجتماعيين وظيفتهم إرشاد وتوجيه أعضاء الجمعية إلى إتباع أفضل السبل في العمل الاجتماعي التطوعي، وفي هذا السجل يدون كل مرشد ملاحظاته، و نتائج زيارته وتوصياته.
11.سجل المتطوعين:
هناك عدد من الجمعيات الخيرية التي يعاونا في أعمالها عدد منالمتطوعين من خارج الهيئة العامة والإدارية، وهذا السجل نوضح اسم المتطوع، وتاريخبدء تطوعه، ونوع التطوع الذي قام به، وساعات تطوعه.
12.سجل القرية:
أو يمكن تسميته بسجل المجتمع المحلي الذي تقع الجمعية فيه
( من الممكن إن يكون عده سجلات أن كانت الجمعيةتغطى عده مناطق كما أنديه عالم التطوع العربي ).
وتنبع أهمية هذا السجل الذي تفتقر إليه معظم الجمعيات الخيرية من أن الجمعية كمؤسسة محلية يجب أن يتوافر لديها عن مجتمعها المحلي بيانات ومعلومات وأرقام عن النواحي السكانية والاقتصادية والزراعية والسكنية والصحية والخدماتية والمؤسسات العاملة فيه. ويشير واقع الجمعيات الخيريةخاصة الريفية منها إلى افتقارها للمعلومات والبيانات اللازمة عن مجتمعاتهاالمحلية.فكثير من الجمعيات الخيرية التي تعمل على خدمة الأطفال مثلاً قد لا تعرف عدد الأطفال في القرية، والجمعيات الخيرية التي تقدم خدمة للمعوقين قد لا تعرف عدد المعوقين ولا نوع إعاقتهم في المجتمع المحلي لهذا ننصح الجمعيات الخيرية بضرورة العمل على إيجاد سجل المجتمع المحلي لما له من أهميةفي النواحي التالية:
*أ.يعطي هذا السجل صورة عن أوضاع المجتمع المحلي.
*ب.يصف حاجات المجتمعالمحلي.
*ج.يساعد الأعضاء في عملية التخطيط خاصة عند وضع الخطة السنوية لأعمال الجمعية.
*د.يساعد على توفير المعلومات للجهات التي تزور الجمعية.
*ه.يساعد على تبرير تنفيذ عدد من المشروعات والبرامج لأن هذا السجل يعكس حقائق ومعلومات وبيانات صحيحة
(هذا بطبيعة الحال اذا قام الأعضاء بجمع المعلومات بأنفسهم و تأكدوا من صحتهاوواقعيتها)
.13.السجل المالي والإداري:
يحتفظ بهذا السجل الشخصي المشرف على نشاطات الجمعية
(مدير أو مديرة الجمعية) إن وجد،
ويبين هذا السجل إيرادات الأنشطة، وتحليل أرقام المستندات،
واسم المشترك، والشهر الذي تم دفع القسط عنه ويتم التسجيل به فوراً حال قيام المشرك بالدفع.
مركز التميز للمنظمات غيرالحكومية
أولا : السجلات و الملفات الإدارية
من الصعب حصر جميع أنواع السجلات والملفاتالتي يمكن للجمعيات الخيرية اقتنائها وذلك بسبب اختلاف أنواعها ومدى الحاجة إليهامن جمعية إلى أخرى في ضوء نشاطها وخدماتها
وفيما يلي بعض أنواع السجلات:
1.سجل الصادر والوارد:
في هذا السجل تسجل المراسلات الواردةوالصادرة.
وتعطى أرقاما مسلسلة وبعد اتخاذ الإجراءات المناسبة تحفظ في أضابير خاصةحيث تعطى هي الأخرى أرقاما ورموزاً خاصة لسهولة الرجوع إليها عنداللزوم.
2.سجل الموظفين:
يجب أن تخصص الجمعية سجلاً للجهاز الوظيفي فيها بحيث يحتوي علىبيانات ومعلومات عن كل الموظفين والمستخدمين من حيث أسمائهم وأعمارهم وحالتهمالاجتماعية ومؤهلاتهم وخبراتهم وتاريخ التحاقهم بالعمل وما إلى ذلك من بياناتومعلومات أخرى هامة.
ويخصص في هذا السجل صفحة أو أكثر حسب الحاجة لكل موظف. كذلكيجهز ملف خاص لكل موظف يوضع فيه طلب العمل وشهادة الميلاد ونسخ مصدقة عن شهاداتهوغير ذلك من الأوراق التي تلزم وتحدد من قبل إدارة الجمعية ويسمى هذا بملف الموظف.
3.سجل العضوية:
وهو للأعضاء العاملين و يشتمل على معلومات توضح اسم العضو، وتاريخ انتسابه، وقيمة الاشتراك، وتاريخ أدائه، وأرقام الإيصالات المثبتة وهذا السجل يساعدعلى حصر عدد الأعضاء المشتركين في الجمعية، ومجموع المبالغ التي دفعوها والمبالغالمستحقة على المتخلفين منهم عن الدفع.
4.سجل دوام الموظفين:
و يسمى هذا السجل أحياناً دفترالحضور والانصراف اليومي ويبين هذا السجل اسم الموظف، وساعة قدومه للعمل، وتوقيعه،وكذلك ساعة مغادرته العمل وتوقيعه
.5.سجل اجتماعات الهيئة الإدارية:
يستخدم هذا السجل لتدوينوقائع جلسات واجتماعات الهيئة الإدارية الدورية، وأسماء الأعضاء الذين حضروا الاجتماع وتوقيعهم وترصد فيه القرارات التي اتخذها الأعضاء في جلستهم، وهذا السجلفي غاية الأهمية لأن كافة فعاليات ونشاطات الجمعية ترتبط به مباشرة، وتتأثر بالقرارات المتخذة من قبل أعضاء هيئة الإدارة
.6.سجل اجتماعات الهيئة العامة:
يستخدمهذا السجل لرصد وقائع اجتماعات الهيئة العامة للجمعية.
7.سجل الإجازات:
يستخدم هذا السجل الذي يكون مصمماً خصيصاً لغاية تسجيل الإجازات التي يأخذها الموظف، أو المستخدم بمختلف أنواعها.
8.سجل الدورات التدريبية:
الجمعية الخيرية التي تقوم بعقد الدورات التدريبية يجب أن يتوافر لديها سجل باسم سجل الدورات التدريبية، أو سجل التدريب، ويقسم هذا السجل إلى أقسام حسب نوع الدورات، و تتضخم معلومات الدورة الواحدة اسم الدورة، ومدتها، ورسم الانتفاع، وعدد المتدربين. ويفيد هذا السجل في حصر الأعدادالتي تم تدريبها من المجتمع المحلي في مختلف المجالات التدريبية.
9.سجل الزوار:
يزور الجمعيات الخيرية من فترة إلى أخرى عدد من الضيوف والزواروالشخصيات البارزة التي تهتم بشؤون الجمعيات الخيرية، وفي هذا السجل يكتب الزائرانطباعاته وملاحظاته التي خرج بها من زيارته.
10.سجل المرشد الاجتماعي:
لدى الجهات الرسمية و الأهلية المشرفة على أعمال ونشاطات الجمعيات الخيرية مرشدين اجتماعيين وظيفتهم إرشاد وتوجيه أعضاء الجمعية إلى إتباع أفضل السبل في العمل الاجتماعي التطوعي، وفي هذا السجل يدون كل مرشد ملاحظاته، و نتائج زيارته وتوصياته.
11.سجل المتطوعين:
هناك عدد من الجمعيات الخيرية التي يعاونا في أعمالها عدد منالمتطوعين من خارج الهيئة العامة والإدارية، وهذا السجل نوضح اسم المتطوع، وتاريخبدء تطوعه، ونوع التطوع الذي قام به، وساعات تطوعه.
12.سجل القرية:
أو يمكن تسميته بسجل المجتمع المحلي الذي تقع الجمعية فيه
( من الممكن إن يكون عده سجلات أن كانت الجمعيةتغطى عده مناطق كما أنديه عالم التطوع العربي ).
وتنبع أهمية هذا السجل الذي تفتقر إليه معظم الجمعيات الخيرية من أن الجمعية كمؤسسة محلية يجب أن يتوافر لديها عن مجتمعها المحلي بيانات ومعلومات وأرقام عن النواحي السكانية والاقتصادية والزراعية والسكنية والصحية والخدماتية والمؤسسات العاملة فيه. ويشير واقع الجمعيات الخيريةخاصة الريفية منها إلى افتقارها للمعلومات والبيانات اللازمة عن مجتمعاتهاالمحلية.فكثير من الجمعيات الخيرية التي تعمل على خدمة الأطفال مثلاً قد لا تعرف عدد الأطفال في القرية، والجمعيات الخيرية التي تقدم خدمة للمعوقين قد لا تعرف عدد المعوقين ولا نوع إعاقتهم في المجتمع المحلي لهذا ننصح الجمعيات الخيرية بضرورة العمل على إيجاد سجل المجتمع المحلي لما له من أهميةفي النواحي التالية:
*أ.يعطي هذا السجل صورة عن أوضاع المجتمع المحلي.
*ب.يصف حاجات المجتمعالمحلي.
*ج.يساعد الأعضاء في عملية التخطيط خاصة عند وضع الخطة السنوية لأعمال الجمعية.
*د.يساعد على توفير المعلومات للجهات التي تزور الجمعية.
*ه.يساعد على تبرير تنفيذ عدد من المشروعات والبرامج لأن هذا السجل يعكس حقائق ومعلومات وبيانات صحيحة
(هذا بطبيعة الحال اذا قام الأعضاء بجمع المعلومات بأنفسهم و تأكدوا من صحتهاوواقعيتها)
.13.السجل المالي والإداري:
يحتفظ بهذا السجل الشخصي المشرف على نشاطات الجمعية
(مدير أو مديرة الجمعية) إن وجد،
ويبين هذا السجل إيرادات الأنشطة، وتحليل أرقام المستندات،
واسم المشترك، والشهر الذي تم دفع القسط عنه ويتم التسجيل به فوراً حال قيام المشرك بالدفع.
مركز التميز للمنظمات غيرالحكومية